Microsoft Word: Inhaltsverzeichnis erstellen leicht gemacht

Ein Inhaltsverzeichnis mit Microsoft Word zu erstellen, ist nicht schwer. Word kümmert sich um die Formatierung und sorgt dafür, dass sogar Änderungen im Text übernommen werden.

Ein Inhaltsverzeichnis automatisch mit Word zu erstellen, ist keine Hexerei. Sowohl ältere Versionen von Word als auch die Word-Version des aktuellen Office 365 meistern die Aufgabe mit Bravour. Selbstverständlich wird das auch in dem künftigen Microsoft 365 weiterhin tadellos funktionieren. Mit der Funktion zum Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses können Sie viel Zeit sparen. Zudem hilft sie Ihnen, Fehler zu vermeiden. Auslassungen, Verwechslungen und vertauschte Nummerierungen gehören damit der Vergangenheit an.

Wir erklären Ihnen, wie Word ein Inhaltsverzeichnis in vier Schritten anlegt und stets auf dem aktuellen Stand hält:

Überschriften: Zuweisung einer Formatvorlage

Bevor Sie mit der Zuweisung beginnen, schreiben Sie zunächst Ihren kompletten Text inklusive aller Überschriften zu den einzelnen Kapiteln. Anschließend müssen Sie in der Menü-Leiste von Word auf "Start" klicken und danach das Formatvorlagen-Menü vergrößern. Hierzu müssen Sie das winzige Ausklappen-Icon oben rechts anklicken.

Nun markieren Sie die Überschriften und weisen ihnen jeweils die gewünschten Formatvorlagen zu. Wählen Sie für die oberste Überschrift die Formatvorlage "Überschrift 1" und für die darunterliegende Ebene "Überschrift 2". Anfänglich haben Sie nur die Auswahl zwischen "Überschrift 1" und "Überschrift 2". Sobald Sie aber die Auswahl "Überschrift 2" treffen, wird von Word die nächsttiefere Überschrift eingeblendet. In dem Fall also "Überschrift 3". Wenn Sie diese auswählen, sehen Sie "Überschrift 4" und so geht das immer weiter. Wenn Sie die Maus über eine Formatvorlage bewegen (Mouse-over) wird eine detaillierte Information dazu angezeigt.

Einfügen des Inhaltsverzeichnisses

Im nächsten Schritt wird das Inhaltsverzeichnis eingefügt. Hierzu müssen Sie den Cursor dorthin setzen, wo das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. In aller Regel ist das am Beginn des Textes. Nun müssen Sie zum Reiter "Referenzen" in der Menüleiste navigieren. So heißt der Reiter bei Word 2016. Bei Word 2013 ist der Tab mit "Verweise" beschriftet, genauso wie auf unseren Screenshots. Klicken Sie nun ganz links auf den Eintrag "Inhaltsverzeichnis".

Wählen Sie jetzt die für Sie passende "Automatische Tabelle" aus. Auf diese Weise können Sie in einer Word-Datei ein Inhaltsverzeichnis einfügen, bei dem die Gliederungspunkte automatisch generiert werden.

Formatierung des Inhaltsverzeichnisses

Jetzt geht es an die Formatierung des Inhaltsverzeichnisses. Hierzu müssen Sie erneut zum Tab "Referenzen" ("Verweise" in Word 2013) gehen und "Inhaltsverzeichnis" auswählen. Weiter unten klicken Sie dann auf "Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis", woraufhin sich ein Fenster öffnet.

Hier lassen sich nun verschiedene Einstellungen vornehmen. Legen Sie beispielsweise fest, ob Sie die Anzeige von Seitenzahlen wünschen. Wie sich Ihre Einstellungen auswirken, können Sie in diesem Fenster direkt oben links in der "Seitenansicht" sehen.

Wenn Sie die Schriftgröße und Schriftart ändern möchten, dann klicken Sie auf den Punkt "Formate". Mit einem Klick auf "Ok" werden alle Änderungen übernommen.

Aktualisierung des Inhaltsverzeichnisses

Falls Sie nachträgliche Änderungen an den Überschriften Ihres Textes vornehmen, müssen Sie sich um das Inhaltsverzeichnis keine Sorgen mehr machen, weil es automatisch mit aktualisiert wird. Die Art der Aktualisierung können Sie unter "Referenzen/Verweise" einstellen. Klicken Sie auf den Tab und danach auf "Inhaltsverzeichnis aktualisieren". Danach öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie bestimmen, ob das komplette Inhaltsverzeichnis aktualisiert werden soll oder nur die Seitenzahlen. Treffen Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie diese mit "OK".

Sie können das Inhaltsverzeichnis aber auch manuell aktualisieren. Setzen Sie hierzu den Cursor zunächst auf das bereits existierende Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Menüpunkt "Felder aktualisieren" (oder "Update Feld"). Daraufhin wird das Inhaltsverzeichnis aktualisiert.

Tipp: Eine Kurzanleitung von Microsoft zum Erstellen von Inhaltsverzeichnissen in Word finden Sie hier.